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Il magico potere di una scrivania ordinata

13/04/2018, by LORENZA, in Blog, 0 comments

Devo molto alla mia precedente vita come impiegata automotive. Ho fatto tanta gavetta, utilissima perché mi ha fatto capire che solo lavorando duramente si può crescere professionalmente.

Per i primi 4 anni in azienda ho fatto la “jolly” in diversi uffici e questo mi ha permesso di imparare tante diverse dinamiche e procedure che in caso contrario non avrei mai visto e soprattutto di vedere tante scrivanie diverse

 

Si, ne ho viste di tutti i tipi ed ognuna rispecchiava chiaramente la personalità di chi ospitava. Dove c’era molto caos c’erano sempre conseguenze legate alla disorganizzazione, tipo:

 

  • documenti introvabili
  • consumo eccessivo di cancelleria e carta
  • confusione mentale su come gestire la giornata lavorativa
  • scarsa gestione del tempo
  • almeno sei bicchierini vuoti del caffè
  • aria viziata
  • stress palpabile
  • affacendamenti inutili
  • gaviscon nel cassetto

 

Ora, tu puoi dire che sarà anche un caso, ma io dico no. Le persone che hanno scrivanie organizzate ed uffici ordinati sono in grado di darti risposte più veloci ed hanno le idee sempre molto chiare, e certamente sono più produttive perché si sono affidate a processi organizzativi che hanno snellito il loro lavoro.

 

Il Lean Thinking (pensare snello) è una strategia operativa che racchiude, insieme a teorie organizzative, anche l’approccio pratico, e questo approccio parte anche da una scrivania ordinata ed organizzata. Bonfiglioli Consulting, azienda del bolognese che si occupa di offrire soluzioni organizzative funzionali alla crescita delle imprese ha stimato in una ricerca di qualche anno fa che una scrivania in ordine e senza scartoffie può aumentare la produttività fino al 40% e ridurre di oltre il 50% i margini d’errore.

 

Sfatiamo quindi questa cosa che chi ha una scrivania piena di fogli sparsi a casaccio è un dipendente modello che produce tanto. Il “culto dell’affacendato” cioè colui che quando ti siedi davanti alla sua scrivania ti dice “guarda, sono oberato di lavoro”, poi inizia a spostare cumuli di pratiche da una parte all’altra facendoti credere che quello che vedi è tutto lavoro da svolgere entro sera, e alla fine non trova neanche quello che gli hai chiesto, beh, temo sia giunto al traguardo.

 

Per avere una scrivania produttiva, funzionale, ottimizzata, essa dovrebbe contenere:

  • sul piano di lavoro, solo la pratica lavorativa sulla quale stai lavorando
  • strumenti necessari per svolgere il lavoro

 

Tutto il resto dovrebbe essere catalogato e sistemato secondo criteri e metodi che variano da persona a persona. Pratiche importanti piuttosto che urgenti, sospesi da visionare, documenti per archivio, pratiche in attesa di risposte, pratiche delegate, ecc..

 

Qualcuno ti ha mai detto, guardando la tua scrivania con una sola pratica, “fortunato te che hai così poco da fare, se vuoi ti passo un pò del mio lavoro” ?. Fatti forza, a me è capitato spesso e sono sicura di essere in buona compagnia. Io me ne sono sempre fregata perché il fatto di essere organizzata in ufficio mi ha sempre portato tantissimi benefici, soprattutto duraturi nel tempo.

 

Se sei ancora work in progress e non sai da dove iniziare, puoi chiedermi una consulenza. Ci penserò io ad aiutarti ad organizzare quell’angolo di mondo dove passi probabilmente molte ore al giorno. Dipende solo da te se vuoi che diventi accogliente e un punto di riferimento per professionalità e produttività.

 

Lorenza

 

Se vuoi rimanere in contatto con me mi trovi qui