Il potere della sintesi: come scrivere annunci e mail di lavoro

28/01/2019, by LORENZA, in Organizzazione al lavoro, 0 comments

Ti capita mai di leggere annunci, messaggi, post su social media, o anche mail di lavoro e di non capire nulla sul contenuto e su ciò che ti vogliono dire, almeno non nelle prime righe di testo?

 

A me capita continuamente e mi fa innervosire

Il punto è che vorrei capire già dal titolo o

dalle prime righe ciò di cui si sta parlando

 

Purtroppo noto sempre più spesso che il potere della sintesi appartiene a pochi. E per sintesi intendo riuscire a esprimere in poche semplici righe cosa si vuole, cosa si sta cercando, di cosa ci si occupa, a chi è rivolto l’annuncio, cosa si sta cercando.

 

Il messaggio deve colpire subito, e per colpire deve essere sintetico e chiaro, con poche indicazioni ma quelle giuste, perché non si vuole perdere tempo e si vuole capire subito quali dovranno essere le azioni successive (rispondere alla mail perché importante, rispondere a un annuncio che interessa, inoltrare ad altri, leggere fino in fondo, ecc…)

 

La motivazione che a me fa innervosire di più, e mi piacerebbe sapere la tua nei commenti, è che non voglio disperdere energie inutili a leggere cose che alla fine non sono di mio interesse o non sono importanti. 

 

CASE STUDY nr. 1 – Le email

 

Cosa è cambiato:

  • L’oggetto è chiaro e fa capire subito di cosa si parla nella mail
  • E’ stata suddivisa in periodi (non da l’idea di essere più ordinata?)
  • Gli argomenti sono chiari e concisi (ottimizzazione)
  • Le informazioni sono mirate ad ottenere le risposte che si desidera
  • Le persone coinvolte (uffici) sono ben definite

 

Le mail di lavoro, essendo uno strumento di comunicazione, per essere efficaci devono contenere:

  • Il destinatario del messaggio
  • Il mittente
  • L’oggetto chiaro
  • La data (che è automatica)
  • Il corpo, con testi semplificati, corti, con nelle prime righe l’introduzione all’argomento e in quelle successive i chiarimenti, magari attraverso elenchi puntati
  • Le conclusioni, brevi e concise
  • I saluti

 

CASE STUDY nr. 2 – Gli annunci sui social media


Cosa è cambiato:

  • Titolo che da una bella scremata escludendo già chi vuole affitto con mq. superiori a 55 e tramite agenzia
  • Chi vende ha più possibilità di essere contattato perché le informazioni sono semplificate e chiare
  • Quando si cerca un appartamento le prime cose che di solito si vogliono sapere sono: Vendita o Affitto – Zona – Costo. Quando si hanno avute queste informazioni si può procedere con l’approfondimento
  • Anche in questo caso è stato suddiviso in più periodi, ordinato e pulito

 

Gli annunci su Facebook che offrono case vacanze sono davvero divertenti. Sono iscritta a diversi gruppi di questo tipo e ho riscontrato che il primo e più grande errore che fa almeno l’80% delle persone è scrivere solo il paese, non la provincia o regione, o addirittura ometterle del tutto per poi comunicarle a quelli che le chiedono, rispondendo messaggio per messaggio.

 

Evviva la perdita di tempo sia per chi pubblica sia per chi è alla ricerca. Come se fossimo tutti laureati in geografia e conoscessimo la cartina d’Italia a memoria.

 

Scrivere annunci o mail in modo semplificato e organizzato porta tutta una serie di vantaggi ai quali spesso non si da importanza, come la minor dispersione di energie e tempo, la focalizzazione degli obietti, il chiarimento delle priorità riferite a un certo progetto, e in generale meno arrabbiature e malintesi.
Lorenza
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