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Metodi e strategie per organizzarsi in ufficio

27/04/2018, by LORENZA, in Blog, 0 comments

A seconda dell’esperienza e delle abitudini

consolidate, ognuno di noi usa

metodi e strategie diverse in ufficio

 

Per essere efficienti e produttivi al lavoro bisogna avere una buona organizzazione in fatto di tempi ed energie. Non si scappa da questa regola anche se molte persone si ostinano a dire che è impossibile lavorare programmando e pianificando.

 

Organizzare il proprio lavoro programmando la giornata facilita anche la gestione di quelle che vengono definite “urgenze”, che in realtà per la maggior parte dei casi non lo sono mai ma sono semplicemente l’effetto di una cattiva pianificazione delle attività aziendali.

 

Alla base di una buona organizzazione in ufficio ci sono metodi e strategie, ma prima di parlartene ci sono attività BASIC che vanno messe in atto quotidianamente sul posto di lavoro e che sono:

  • tenere la scrivania pulita ed ordinata.

 

  • avere degli archivi organizzati e facilmente consultabili da chiunque (per intenderci: non dovresti perdere tempo a spiegare al collega dove può trovare ciò che cerca, dovrebbe essere in grado di farlo da solo e questo può accadere solo se gli archivi sono organizzati in modo chiaro, funzionale, con etichettature evidenti).

 

  • usare cassette colorate per tutte le pratiche: in attesa, work in progress, da definire, delegate, in attesa, da archiviare, ecc…

 

  • organizzare una manutenzione preventiva di tutti gli strumenti di lavoro, dalle stampanti alle fotocopiatrici, al pc, per non incorrere in ritardi dovuti alla mancanza di toner, aggiornamenti, carta, ecc…

 

  • etichettare per non dimenticare.

 

  • avere degli orologi ben visibili.

 

  • avere un blocco per gli appunti sempre a portata di mano dove poter scrivere messaggi importanti arrivati all’improvviso da colleghi/esterni e per poter scrivere idee estemporanee da elaborare successivamente

 

Per essere efficienti al lavoro ci vogliono impegno e responsabilizzazione oltre a qualità umane, perché sul posto di lavoro si hanno rapporti con tantissime persone diverse.

Ho sempre pensato che un buon imprenditore non dovesse avere solo doti professionali ma anche notevoli doti umane ed etiche, per essere un bravo imprenditore. E’ una regola che vale per tutti, operai ed impiegati, anche se l’esempio deve sempre partire da chi gestisce l’impresa. 

 

Sono una grande sostenitrice dei momenti di briefing (breve riunione di lavoro), perché credo che solo attraverso collaborazione e dialogo tra team si possa far funzionare una impresa. Fai mai dei briefing durante la tua giornata di lavoro? E li ritieni utili?

 

Partendo da te, quali metodi e strategie puoi adottare in ufficio per essere portatore di professionalità, efficienza, affidabilità?

  • no multitasking: non ti sentire in colpa se non riesci a fare più cose contemporaneamente, perché sei nel giusto. Il cervello non ce la fa, ti illude mentre tu stai semplicemente “saltando” da un lavoro ad un altro e probabilmente entrambi verrano svolti male e con notevole spreco di energie. Ecco quello che puoi fare: una cosa alla volta!

 

  • abbattere gli sprechi attraverso i concetti della Lean Office e attraverso il Lean Thinking: il Lean Office è l’applicazione dei principi del Lean Thinking (pensiero snello fatto di valori, metodi, strumenti) a tutti i processi non produttivi, per offrire ai clienti un servizio migliore abbattendo gli sprechi (che sono costi) attraverso processi più rapidi ed affidabili, riducendo tempi di risposta e dando una elevata qualità in termini di informazioni e risposte. Molti degli sprechi non riguardano le attività produttive bensì sono al di fuori e risiedono nelle attività di ufficio, ahimè…

 

  • standardizzare alcuni processi per renderli routine quotidiana: potresti riordinare l’ufficio ogni giorno prima di uscire, oppure programmare le attività del giorno successivo la sera precedente, o anche riorganizzare i tuoi compiti in base alle priorità, fare delle liste. Hai voglia di fare questo esercizio? Quali processi potresti standardizzare e farli diventare una abitudine quotidiana a tuo vantaggio?

 

  • ridurre al minimo le distrazioni: prova a bloccare i “ladri di tempo” (colleghi svogliati e lamentosi che ti risucchiano energie e tempo per sfogare le loro frustrazioni), ed anche togliere le notifiche delle app e del cellulare potrebbe essere un’idea a tuo vantaggio, per non parlare dell’uso smodato dei social media durante le ore di lavoro… Proviamo a mettere un freno a queste cattivissime abitudini?

 

  • avere ruoli e compiti ben definiti: noto sempre con grande rammarico che i luoghi di lavoro dove i dipendenti non hanno ruoli ben definiti, sono in preda al caos e alla disorganizzazione. Mi viene in mente un esempio lampante: i bar degli ospedali sono sempre super affollati ma funzionano benissimo, perlomeno nella mia città. Cosa li rende diversi e così efficienti? Sicuramente la suddivisione ben definita dei compiti: chi fa i caffè fa SOLO quello, poi c’è chi sta alla cassa e chi da via le paste. Salvo imprevisti, nessuno interferisce nella sfera lavorativa dell’altro, se non per aiutarlo nei momenti morti del proprio lavoro, e tutto funziona alla meraviglia. Nel tuo ufficio accade la stessa cosa?

 

  • saper gestire le informazioni in modo corretto senza passaggi complessi tra tante persone: accade mai che tu sia la quindicesima persona messa per conoscenza in una mail, un mail che tratta un argomento che tra l’altro non ti riguarda affatto? E’ produttiva una gestione così? NO, è solo una perdita di tempo. Qualche anno fa la Ferrari provò a mettere fine a questo tipo di comunicazione facendo così.

 

E nel tuo ufficio cosa accade quotidianamente? Riesci a mettere in atto le strategie che ti ho indicato?

Lorenza

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